Инструменты для планирования и расстановки приоритетов
Юлия Михайлова,
Бизнес-тренер, МТС Университет

Как бы мы ни старались, решать множество задач одновременно сложно. Стараясь переделать все дела сразу, постоянно переключаясь между ними, можно так и не добраться ни до одной цели. С чего начать работу, а что отложить на потом? Как вовремя решать важные вопросы?

Существуют различные методы планирования и выбора приоритетов. Какие из них принесут пользу именно вам, можно выяснить опытным путем.

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, командующий союзными войсками во время Второй мировой войны придумал метод оптимизации принятия решений и фокусировки на разных задачах, который теперь успешно используют все – от домохозяек до крутых бизнесменов.

Его суть – разделение задач на четыре категории:

Разные квадранты в матрице можно выделить разными цветами, чтобы было легче в них ориентироваться.

В каждый квадрант лучше добавлять не больше восьми задач.

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу Trello или другой софт для управления проектами.

Матрица Эйзенхауэра

Задачи решаются в соответствии с «контекстами» – условиями и обстоятельствами, необходимыми для совершения действия. Это как внешние обстоятельства (время, место, люди), так и внутренние (самочувствие, психологическое состояние). Например, можно запланировать действия, которые нужно будет выполнить в офисе в какой-то день.

Баланс двух видов планирования предполагает список дел, у которых есть дедлайн, и тех, время выполнения которых можно гибко варьировать.

Эта методика помогает отделить задачи, направленные на достижение главных целей, от «текучки».

Составляется общий список дел, в котором они распределяются по категориям. Каждый день должен начинаться с выполнения дел категории А, затем – категории B. Пока не выполнены дела А, на дела С устанавливается запрет.

От обычного списка дел он отличается тем, что для каждого действия фиксируются три варианта выполнения:

  1. «Оптимум» – самый реалистичный
  2. «Минимум» – то, что нужно сделать обязательно
  3. «Максимум» – расширенный план, который можно реализовать при благоприятном развитии событий

Это контрольный список задач, из которого вы можете понять, что  сделано из общего объема работ, а что нет.

Чек-листы полезны, когда нужно учесть много моментов или вы делегируете кому-либо задачи и хотите убедиться, что всё будет сделано праивльно. Также этим инструментом можно пользоваться, когда вы выполняете типовую работу – чтобы каждый раз не вспоминать, что делать.

Планирование времени – чек-лист

Диаграмму Ганта, инструмент для управления задачами придумал американский инженер Генри Гант.

По вертикали на диаграмме расположен список задач, по горизонтали – время их выполнения. Процессы визуализируются в виде разноцветных столбцов. Построить диаграмму Ганта можно в Excel, располагая названиями задач, датами их начала и предполагаемого завершения.

диаграмма Ганта для планирования

Целеполагание и принцип SMART

Чтобы вовремя достичь своих целей, сначала нужно их описать.

Для этого предназначен принцип SMART.

Целеполагание и принцип SMART

Например, в соответствии с принципом SMART вы можете поставить цель: выучить 500 английских слов за три недели или писать по одной статье каждый день в течение месяца. Важно, чтобы цели не были взаимоисключающими.

Один на один со своим списком дел вы не останетесь. Выбирайте надежные, проверенные инструменты, расставляйте приоритеты, планируйте и уверенно решайте самые сложные задачи.

Также вас заинтересует

Что движет карьерным развитием?