Эффективный тайм-менеджмент: как приручить время
Юлия Михайлова,
Бизнес-тренер, МТС Университет

Как успевать всё и не сходить с ума от переизбытка задач и информации? Мы часто взваливаем на себя слишком много всего одновременно, и в итоге не справляемся ни с чем. При этом возникает чувство вины, неуверенность в собственных силах и нежелание опять браться за работу. Ситуацию можно исправить!

Чтобы вовремя решать все поставленные задачи, необходим грамотный тайм-менеджмент – управление временем. В это понятие входит постановка цели, понимание результатов, которые вы ожидаете получить, составление плана, расстановка приоритетов и устранение «поглотителей времени».

Очень важно, чтобы человек, пытающийся найти двадцать пятый час в сутках для продуктивной работы, сам осознал необходимость умения управлять графиком.

Проблема с тайм-менеджментом – копайте глубже!

Как бизнес-тренер я вижу, что часто за проблемой управления временем и запросом на тренинг кроются более глубокие причины – неэффективность бизнес-процессов, коммуникаций, неумение руководителя управлять эмоциями и даже организовывать сотрудников.  Если руководство не умеет грамотно делегировать полномочия, то ему приходится делать или переделывать чужую работу, что вызывает эффект «узкого места», когда принятие всех решений упирается в одного человека. Поэтому сначала я всегда  стараюсь найти истинную причину проблем, а затем предлагаю программу обучения.

Полученные инструменты можно сразу же применять на практике. Лучше делать это постепенно и регулярно, начав с одного из них.

Основные сложности

Наш мозг устроен так, что он не хочет напрягаться, учиться делать что-то новое – ему проще выполнять знакомые операции – нужно прикладывать усилия.

Сотрудник следует своей расстановке приоритетов, а руководство подкидывает ему новые задачи, которые считает более важными.

 

Мифы тайм-менеджмента

Источник проблем может заключаться не в нехватке времени, а лежать совсем в другой плоскости. Например, вы не умеете отказывать «хорошим людям» и самоотверженно решаете за них их же задачи.

У вас может быть установка: «лучше меня никто не сделает», в итоге вы берете на себя больше, чем можете выполнить.

Нужно развивать и обучать сотрудников, чтобы делегировать им задачи, выстраивать коммуникации и учиться работать с эмоциями.

Когда вы осваиваете какой-либо новый навык, вам нужно время. Вспомните, как вы учились читать, писать, водить машину. Сколько времени ушло на это?

«Тяжело в учении, легко в бою». Для того, чтобы получить все бонусы новой программы для автоматизации производства, сначала нужно ее настроить и освоить, а затем наслаждаться результатами. То же самое касается навыков управления временем.

Учитесь планировать время

Сколько раз я слышала от участников тренингов, уверенных в том, что они все знают и умеют, о неэффективности классического инструмента тайм-менеджмента «Матрица Эйзенхаура». Они не понимали, что делать с этим мощным средством только потому, что не научились им пользоваться.

 

Основные принципы тайм – менеджмента

Понять смысл этой идеи очень легко с помощью одной притчи.

«Два дровосека поспорили, кто из них нарубит больше деревьев. С утра они разошлись в разные стороны и начали работать – поначалу в одинаковом темпе.

Через час один из них услышал, как его товарищ перестал работать. Решив, что это его шанс, он удвоил усилия. Через 10 минут другой дровосек возобновил работу. Эта история повторялась несколько раз, и первый дровосек был уверен, что нарубит больше дров.

Как же он был удивлен, когда по окончании работы увидел, что сделал меньше. Проигравший спросил победителя, как это получилось. «Всё очень просто. Каждый час я прекращал работу на 10 минут, и пока ты работал, я точил топор».

Золотое правило в любом деле: у вас должно быть время на подготовку, чтобы «наточить топор».

Многие руководители игнорируют это правило, в результате чего образуется «снежный ком» неразобранных задач.

Развивая и обучая сотрудника, в будущем вы сможете поручить ему сложные дела. Эти инвестиции принесут значительное повышение эффективности работы.

Выполнение рутинной, подготовительной работы, узкие задачи, частные вопросы вы можете поручить подходящему сотруднику, корректно поставив задачи и дав свободу в его зоне ответственности. Хороший помощник в понимании этого принципа – книга Кеннет Бланшар «Одноминутный менеджер и обезьяны».

Управляйте эффективно, делегируя задачи

Не старайтесь распланировать до секунды 100% времени, так как обстоятельства могут измениться

Записывайте, на что вы его тратите «от рассвета до заката», чтобы понять, в какие моменты оно утекает как песок сквозь пальцы.

Человек не может работать без перерыва, запас ресурсов не бесконечен. Вам может казаться, что в результате десятичасового сидения в офисе вы свернули горы, но если бы вы отдыхали, то, возможно, свернули бы их за шесть часов.

Постоянные переработки приведут к тому, что ценный сотрудник либо заболеет, либо уволится, либо будет работать ради галочки, просто, чтобы  получать зарплату.

Учитесь находить время для отдыха

Рекомендуемая литература

«Результативный тайм-менеджмент», Б. Трейси

«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», Г. Архангельский

«Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль», Д. Кеннеди

«Работай меньше, успевай больше», К. Глисон

«К чёрту всё! Берись и делай», Р. Брэнсон

«Экстремальный тайм-менеджмент», Н. Мрочковский, А. Толкачёв

«Практический курс по тайм-менеджменту», И. Абрамовский

Также вас заинтересует

Что движет карьерным развитием?